Varekost ≠ varekjøp!
Nå har kanskje dine tanker tatt deg tilbake til bed.øk. timen på videregående, hvor den litt strenge læreren snakket om forskjellen på kostnader og utgifter. Det er ikke slike detaljer, og ei heller ren semantikk dette skal handle om. Min påstand er nemlig som følger: “Din regnskapsavdeling (eller regnskapfører) bokfører varekjøp feil i regnskapet, de fører det nemlig som varekost!”. Men – er det ikke akkurat det det er tenker kanskje du? Når vi kjøper inn en vare så må vi vel føre fakturaen som varekost? Svaret på det er: nei, og årsaken finner vi i ett av de viktige regnskapsprinsippene. La oss først se på et enkelt eksempel.
La oss tenke oss at vi ønsker å åpne en restaurant. Vi starter ett nytt selskap f.eks. i januar, og er heldige og overtar et eksisterende lokale som vi ikke trenger å gjøre stort med. I midten av februar er vi ferdige med menyen, og åpningen for restauranten er allerede bestemt til 01. mars. Den 20. februar kommer første leveranse av vin, og fakturaen på kr. 40.000,- kom samtidig. Hvordan skal så denne fakturaen bokføres? Mange velger (feilaktig) å føre denne som varekost, og dersom man ikke har ekstra rutiner for å korrigere denne føringen i månedsskiftet (beholdningsendring), så ender man (feilaktig) opp med et underskudd på kr. 40.000,- i februar.
Den riktige måten å bokføre dette på er mot varelager. Vi har kjøpt en vare, og det er en eiendel vi fortsatt har, og da skal den bokføres som varelager. Prinsippet i regnskapsføringen som jeg tidligere var inne på lyder nemlig: Utgifter og inntekter skal føres i samme periode. Det er først når restauranten har åpnet, og du har begynt å selge vin (og mat) at kostnaden skal bokføres. Vi kaller dette gjerne solgte varers kostnad eller på engelsk: cost of goods sold (COGS). Les mer om viktige regnskapsprinsipper her.
Hvor ser jeg dette oftest?
I min jobb som bedriftsrådgiver er jeg i kontakt med mange forskjellige type selskaper, i mange forskjellige bransjer, med forskjellige datasystemer og ikke minst av forskjellig størrelse. De større selskapene (500 MNOK og oppover) har som regel meget sjelden utfordringer på dette området. Her snakker vi stort sett om selskaper under et slikt omsetningsnivå. Videre har de fleste produksjonsselskaper lagt om til solgte varers kost, da det er mye enklere å se fordelene rundt dette der. Når du er ferdig å produsere en enhet eller en batch i en produksjonsbedrift så er det som regel åpenbart at du skal bokføre ferdigvaren inn på lager, og da har du brukt både råvarer, emballasje, lønnskostnader og annet som har skapt en merverdi som skal reflekteres i varelageret. Dersom du hadde ført råvare- og emballasjekostnaden som en varekost allerede, så ville du møtt store utfordringer i månedsskiftene ved rapportavleggelsen – spesielt dersom du f.eks. ikke ble helt ferdig med en batch. Da kan dette være forskjellen på overskudd og underskudd i perioden, enda det ikke er solgt en eneste enhet av produktet ennå.
Retail is detail!
Dette er et begrep du sikkerhet har kjennskap til, og har du først jobbet med retail, så er du også kjent med hvor riktig dette begrepet faktisk er. Jeg har jobbet med flere kjeder med forskjellige typer driftsformer, slik som egeneide, forhandlereide og franchise. Felles for dem er at de i dagens konkurransebilde må ha kontroll på sitt varelager. Spesielt i disse koronatider hvor mye av den tradisjonelle handelen er flyttet over til netthandel. Tror du en kunde ønsker å bestille i din nettbutikk dersom du ikke kan gi informasjon om du har varen i butikken eller ei? Dette er bare en av årsakene til at alle de store kjedene som Clas Ohlson, Biltema, Jula og andre bruker solgte varers kost i løpende bokføring, og ikke beholdningsendringer ved månedsslutt.
Hva er de største fordelene og de største ulempene med å legge om til prinsippet om solgte varers kost?
En ulempe i en slik sammenheng har ofte en tendens til samtidig å være en fordel – mer jobb gir bedre kontroll og oversikt. Her er en kort oversikt over viktige punkter du må tenke på når du skal legge om til solgte varers kost:
- Regnskapet viser alltid riktig dekningsbidrag/bruttofortjeneste – hver dag, hver time
- Med ovennevnte får du direkte styring også på resultat av kampanjer og hvordan eventuelle ekstra rabatter slår ut i bidraget
- Du trenger aldri mer å tenke på om alle leverandørfakturaer har kommet til riktig dato i månedsskiftet
- Du slipper å bokføre beholdningsendringer hver måned
- Du bør ha lagerstyring på plass (og da er det mer jobb med innmelding av varer)
- Du må ha kontroll på dine grunndata/masterdata (du må ha riktig kostpriser i registeret)
- Du kan (bør) legge om fra faste omfattende varetellinger til rullerende telling
- Du kan (dersom du har varelagerstyring) legge om til automatisk påfylling av varer fra en leverandør eller fra et sentrallager
- Du kan (sannsynligvis) avslutte månedsregnskapet langt tidligere enn i dag (og dekningsbidraget/bruttofortjenesten er jo klart allerede den siste dagen i måneden)
Er det vanskelig å legge om fra beholdningsendring til solgte varers kost?
Systemmessig er det nesten alltid en enkel sak å legge om. Utfordringene ligger alltid på den menneskelige siden. Dette er endringsledelse i praksis. Også her vil det være langt enklere om du har en leder eller medarbeider som fronter prosjektet med sprudlende entusiasme, og de er det faktisk lett å finne når vi nå snakker om at vi kan få daglig kontroll over resultatene. Ikke minst får du god støtte fra ditt styre – de vil ikke dvele lenge med å støtte en slik beslutning (dersom du ønsker å involvere de i dette). Min erfaring er at det også her er planlegging, opplæring og ikke minst involvering (hvorfor skal vi gjøre dette, ikke bare hva skal vi gjøre) som er suksessfaktorer. Og en ting til – “snakk med erfarne fjellfolk” – du trenger ikke å legge ut på denne reisen alene.
Per Jørgens blogg 